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テキスト化・データ化のメリット

22/06/2016

*現在、御社にこのような悩みはありませんか?

「顧客名簿はあるけれど、すべて紙でデータがない…」

「テキストデータがあれば、資料作りがスムーズなのに…」

「過去に作成したマニュアルを更新したいけれど、肝心なテキストデータがないので手打ちするしかない…」

過去に作成した資料やマニュアルの中には、「ワード、エクセルなどのテキストデータが残っていない」というものも多いのではないでしょうか。

そうした場合、紙資料をもとにテキスト入力したり、専用ソフトを使ってデータ化したりする必要がありますが、本業と並行して進めるのは簡単ではありません。

こうしたお客様にオススメなのが、プロによるテキスト入力サービスです。

ここでは、そのメリットについてご紹介いたします。

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◆テキスト入力によるデータ化のメリット◆

<その1 資料の更新に余計な手間がかからない>

例えば、紙の名簿などを更新する場合、元となるデータがあれば、必要な箇所を修正するだけ!

いちから名簿を作成する必要がないので、余計な手間は一切かかりません。

また、住所録などをデータ化する際には、Microsoft社のエクセルがオススメです。

エクセルであれば、氏名を「五十音順」で並べ替えたり、「都道府県」や「キーワード」で情報を抽出したりすることも、簡単な操作で瞬時に行うことができます。

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名刺をデータ化すると、メール配信が円滑になる

<その2 資料作りが迅速に行える>

紙に記載された文章をもとに資料を作る際は、あらかじめすべてデータ化しておくとスムーズです。もちろん、必要な箇所だけデータ化するのもいいですが、後々「やっぱり、ここも必要だった…」と、改めてデータ化することが多々あるからです。

特に、営業資料やプレゼン資料で使いまわしができる内容は、すべてデータ化して社内で共有しておくと便利!将来のことも考えて、必要となる文献・書籍などはまとめてデータ化しておくことをオススメします。

<その3 社内での情報共有がスムーズになる>

社員全員が読む社内マニュアル、頻繁に使う取引先のリストなどを社内で共有する際、紙資料だけでは不十分です。

特に、こうした資料をスタッフ1名1名に配布する場合、人数が増える度に印刷することにもなりかねません。その点、データ化しておけば、そのデータをメールで送信するだけで、手軽に情報を共有することができます。パソコンなどでいつでも閲覧できるデータがあれば、「これ、確かマニュアルに書いてあった気が…」

「今日中に、あの取引先に契約書を送らないと…」といった場合もすぐに必要な情報を入手することが可能です。

また、社内の共有フォルダなどに入れて、従業員に周知しておけば、情報の更新、最新情報の共有もスムーズです。

「マニュアルを更新したので、各自見ておくように!」と朝礼などで言っておくだけで、

資料を配布することなく情報共有を図ることができます。

◆文字のデータ化はプロにおまかせ◆

「社内でデータ化を進めているけれど、どうしても誤変換や入力ミスが多い…」

などとお悩みの方はいらっしゃいませんか?

“原本の文章をそのままデータ化するだけ”といっても、本業の合間に行う作業にはミスが発生しがちです。

「できる限り、原本に忠実なテキストデータがほしい」という方は、弊社のテキスト入力サービスをご利用ください。

目視チェックとシステムチェックの二重チェックにより、99.9%の入力精度を誇る弊社のサービスは、90%以上のお客様にご満足いただいております。

弊社の個人情報に対するセキュリティ体制は万全です。多くの企業様から個人情報をお預かりする企業としてISO 27001:2013を取得しているほか、社員全員が個人情報保護士の資格を取得しておりますので、重要なデータ入力・集計も安心してお任せください。

以下の連絡先までお問合せ下さい。

ホットライン:+84 906 202 098
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