Home » Tin Tức » Lợi ích của việc dữ liệu hóa văn bản

Tin Tức, Tin tức MP

Lợi ích của việc dữ liệu hóa văn bản

22/06/2016

Hiện tại, công ty các bạn có gặp phải những khó khăn như thế này không?

- “List thông tin khách hàng thì có nhưng mà chỉ toàn bản cứng, không có bản mềm…”

- “Nếu có được tài liệu bản mềm thì việc làm tài liệu sẽ trôi chảy hơn…”

- “Tôi muốn cập nhật tài liệu hướng dẫn sử dụng mình đã làm lúc trước nhưng vì không có bản mềm nên giờ chỉ còn cách là đánh máy bằng tay thôi… ”

Trong tài liệu hướng dẫn sử dụng và các tài liệu khác đã tạo trước đây, những trường hợp như này chắc hẳn là nhiều đúng không ạ?

Những trường hợp như thế, cần phải đánh văn bản dựa theo bản giấy, sử dụng phần mềm chuyên dụng và dữ liệu hóa các thông tin.

Cách thức như vậy chúng tôi tin chỉ có thể là dịch vụ nhập liệu của các nhà cung cấp chuyên nghiệp.

loi-ich-van-ban-hoa-du-lieu

Lợi ích của việc dữ liệu hóa đem lại từ nhập liệu văn bản

Lợi ích số 1: Không mất nhiều thời gian cho việc cập nhật tài liệu.

Ví dụ: trường hợp cập nhật danh sách thông tin khách hàng bản cứng, nếu dữ liệu này là dữ liệu nguồn thì chỉ cần chỉnh sửa các mục cần thiết!

Chính vì không cần tạo lại danh sách từ đầu nên hoàn toàn không tiêu tốn nhiều thời gian vượt dự tính.

Hơn thế, khi dữ liệu hóa thông tin địa chỉ khách hàng thì Excel của Microsoft rất được khuyến khích.

Nếu dùng Excel, các bạn hoàn toàn có thể thực hiện các thao tác đơn giản để sắp xếp họ tên “Theo thứ tự chữ cái”, xuất thông tin theo “khu vực tỉnh, thành” và các từ khóa khác bất cứ lúc nào.

loi-ich-van-ban-hoa-du-lieu-2

Dữ liệu hóa namecard, gởi email nhanh chóng và đúng đối tượng

Lợi ích số 2: Việc tạo tài liệu sẽ nhanh hơn bất kỳ lúc nào.

Khi tạo tài liệu dựa trên các văn bản được viết trên giấy, nếu dữ liệu hóa toàn bộ từ trước thì sẽ rất suôn sẻ. Hiển nhiên chỉ đánh máy một vài điểm quan trọng thôi cũng tốt nhưng sau đó bạn sẽ phát hiện ra là những điểm bạn bỏ qua cũng rất cần thiết…

Đặc biệt, đối với những nội dung có thể sử dụng nhiều lần trong các tài liệu kinh doanh hay thuyết trình, việc dữ liệu hóa toàn bộ và chia sẻ nội bộ công ty là hết sức tiện lợi!

Lợi ích số 3: Chia sẻ thông tin trong công ty suôn sẻ hơn.

Những tài liệu như quy định công ty mà toàn bộ nhân viên phải đọc hay danh sách những công ty giao dịch cần sử dụng thường xuyên, khi chia sẻ nội bộ thì chỉ có tài liệu giấy là không đủ.

Đặc biệt, trường hợp phải phân phát tài liệu như thế đến từng người một và mỗi khi số lượng nhân viên tăng lên thì không thể cứ in tài liệu liên tục.

Với những ưu điểm trên, nếu dữ liệu hóa tài liệu và chỉ cần gởi thông tin ấy đi bằng mail thì các bạn có thể chia sẻ thông tin một cách rất dễ dàng, tiện lợi. Bằng việc chia sẻ thông tin với các nhân viên khác, chúng ta có thể cắt giảm thời gian xác nhận thông tin cũng như nâng cao hiệu quả công việc.

Bên cạnh đó, việc chia sẻ, cập nhập thông tin, thông báo đến toàn bộ nhân viên công ty bằng cách cho thông tin vào Folder chung, chia sẻ nội bộ cũng trở nên trôi chảy hơn!

Chỉ cần ở buổi chào sáng, bạn thông báo rằng:

“Tôi vừa mới cập nhật cuốn hướng dẫn sử dụng sản phẩm, mọi người hãy vào xem lại!”

Thì bạn đã có thể chia sẻ dữ liệu mà không cần phải đưa phát tài liệu đến từng người.

Dữ liệu hóa văn bản hãy ủy thác nhà cung cấp chuyên nghiệp

Dẫu “chỉ đơn giản là nhập liệu nguyên văn bản gốc” nhưng thao tác cho nghiệp vụ này rất dễ mắc nhiều lỗi.

Đối với những khách hàng có mong muốn dữ liệu số hóa đạt mức chính xác cao nhất với ít chi phí nhất, xin mời sử dụng dịch vụ nhập liệu và xử lý văn bản của MP Telecom.

Với 2 hình thức kiểm tra (check) là check bằng mắt thường và check hệ thống, dịch vụ của chúng tôi đảm bảo tỉ lệ nhập chính xác lên đến 99.9% cũng như đã và đang làm hài lòng hơn 90% khách hàng.

Ngoài ra, MP Telecom còn trang bị hệ thống quản lý chặt chẽ để không phát sinh rò rỉ thông tin khách hàng.

Trên phương diện này thì hệ thống bảo mật thông tin đối với thông tin cá nhân của MP Telecom được quản lý một cách toàn diện theo quy trình Bảo mật An ninh Thông tin ISO 27001:2013.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ qua Hotline: +84 906 202 098 hoặc gửi email về địa chỉ: Info@mptelecom.com.vn